Offres d'emploi ouvertes au recrutement

Référence Apec 169584255W

Activités principales :

• Gestion administrative et financière d’ISIFoR (budget de plus d’1 million par an – en gestion ADERA)
• Aide à la définition de la feuille de route avec les organes de gouvernance (COSS/CoDiR) et mise en œuvre des actions décidées
• Management opérationnel de l’équipe ISIFoR
• Développement de la visibilité de la structure : mise en œuvre d’une stratégie communication, travail en réseau avec les acteurs clefs du domaine de l’énergie
• Mise en œuvre et suivi d’actions de professionnalisation dans la gestion de projets, définition et suivi d’indicateurs de performance : ISO 9001 depuis 2014
• Reporting vers l’ANR (Agence Nationale de la Recherche) : labellisation Institut Carnot maintenue depuis 2011 avec des audits réguliers et des rapports annuels
• Actions de veille et de prospection (nouveaux clients) : salons, rendez-vous d’affaires et organisation de journées techniques
• Suivi des projets de recherche financés sur budget propre (25 nouveaux dossiers/an et 80 en suivi)
• Suivi et développement du portefeuille de partenariats : notamment avec l’instruction et le montage de projets R&D financés par des entreprises (30-40/an) en collaboration avec les services valorisation/partenariat des tutelles
• Représentation de l’institut dans les relations internes et externes

Gestionnaire administratif et financier en charge de la dépense des grands projets

MISSION PRINCIPALE : Assurer des fonctions polyvalentes de gestion financière et administrative

• Organiser, gérer et assurer le suivi des missions des membres des comités
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
• Effectuer l’identification, la planification et le suivi des tâches pour la préparation et la gestion d’évènements et de dossiers
• Gestion et suivi des dépenses liées à l’activité des grands projets
• Assurer le traitement des courriers papiers et électroniques
• Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers
• Assurer la gestion documentaire en accord avec les règles établies au sein du service
• Préparer et organiser des réunions (gestion d’agendas, logistique …)

Chargé(e) d’appui au pilotage financier et suivi du budget

Assurer l’appui opérationnel au suivi et à la préparation des budgets des grands projets en veillant à :

• Contribuer au développement d’outils de pilotage et de dialogue de gestion en appui à la préparation budgétaire et au pilotage de l’exécution
• Contribuer aux actions de contrôle interne budgétaire
• Coopérer avec la direction du budget et des ressources (DBR)
• Formuler les besoins en matière de restitutions financières des grands projets
• Suivre la programmation et la gestion des crédits par le pilotage et la réallocation de moyens aux services métiers et aux laboratoires

L’agent contribuera principalement aux enquêtes sur l’insertion professionnelle et les parcours des étudiants. Il organisera les opérations de collecte (planification des étapes, préparation des fichiers…), il assurera leur mise en oeuvre (lancement, suivi, recherche et validation de coordonnées, relances téléphoniques, saisies…), il veillera à la qualité et à la cohérence des données collectées et apportera les éventuelles corrections nécessaires. Il organisera et animera l'activité des enquêteurs vacataires et leur formation ; il contribuera activement aux phases de conception de l’enquête, de préparation, de traitement, de bilan, de valorisation des résultats et d’analyses.

Outre cette mission principale, l’agent sera amené à collaborer aux autres enquêtes (évaluation des enseignements et des formations, enquêtes sur les conditions de vie et d’études des étudiants, enquêtes ad hoc toutes thématiques), et notamment aux étapes de préparation des questionnaires et bases de données utiles, lecture optique, traitements des données collectées. L’agent contribuera au bon fonctionnement général du service, collaborera étroitement avec les autres membres de l’équipe. L’ODE est certifié ISO 9001 ; l’agent inscrira ses actions dans cette volonté d’amélioration permanente et de solidité des services rendus. Il mettra à jour la documentation inhérente aux opérations réalisées, sous une forme facilitant leur appropriation par les autres membres de l'équipe ; il contribuera à la tenue du registre informatique et libertés.

MISSION

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, de ressources humaines, financières et comptables de plusieurs services et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement.

ACTIVITES PRINCIPALES

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe