Offres d'emploi ouvertes au recrutement

MISSIONS DU SERVICE:

- Secrétariat de l’équipe de direction, dont :

• Gestion des signatures du directeur et de la DAF,

• Réservations diverses (salles, visioconférences, véhicules),

• Gestion de la boite mail “assistance” et du courrier, des agendas.

Gestion du conseil du collège, dont :

• Boite mail “secrétariat”,

• Préparation des documents, de Webdelib et de Question Direct,

• Appui à la direction sur les dossiers formation (UE flottantes, dérogation jeudi AM, MCCC, Parcoursup

• Gestion des suites du conseil (rédaction du relevé de conclusions, archivage, en particulier des conventions),

• Référent collège en matière d’archivage.

Les missions sont amenées à évoluer.

ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE:

Activités principales

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

- Classer et archiver des documents

- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

- Retranscrire des informations orales à l'écrit

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

ACTIVITES PRINCIPALES:

 En scolarité:

• Accueillir et informer les étudiants et les enseignants dans le domaine de la scolarité (parcours de formation, évaluation des connaissances et des compétences, etc…)
• Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants
• Gérer les demandes d’admission préalables, les validations d’acquis, les intégrations d’études et des équivalences, les transferts de dossiers d’inscription…)
• Assurer la gestion des bourses et leur suivi et procéder aux contrôles d’assiduité
• Gérer les stages étudiants
• Assurer la gestion de l’évaluation continue intégrale et des sessions d’examens
• Gérer les résultats
• Mettre à jour les cursus, les fiches épreuves ainsi que les règles de calcul dans le système Apogée, et les intégrations d’études
• Gérer la réservation des salles durant l’année universitaire
• Participer à la saisie des maquettes de demandes d’habilitation des diplômes de la composante
• Modéliser au niveau 2 dans le système de gestion de scolarité APOGEE les diplômes de la composante (structures d’enseignement, modalités d’évaluation des étudiants, charges d’enseignement) lors des renouvellements de l’offre de formation (contrats quinquennaux) et en cas de modifications en cours de contrat.
•  Effectuer des tâches de classement et d’archivage obligatoires de documents concernant le domaine de scolarité

Technicien/Technicienne de Recherche et de Formation Chargé/Chargée de gestion administrative et d'assistance en formation professionnelle

Activités principales :

Gestion des documents administratifs

• Elaboration, transmission et collecte de devis, contrats ou conventions de formation en lien avec les employeurs, financeurs, stagiaires ou apprentis
• Préparation, suivi et enregistrement sur tous supports de l’émargement ou des autres éléments de participation aux formations des stagiaires, apprentis et enseignants
• Enregistrement de l’ensemble des documents relatifs au déroulement des formations professionnelles
• Classement et archivage des documents

Gestion des informations

• Enregistrement et mise à jour des données relatives aux contrats, aux conventions de formation, aux stagiaires, apprentis, aux employeurs et aux financeurs dans les différents systèmes d’information ou outils bureautiques

Préparation à la facturation

• Collecte, consolidation, calcul et formalisation des éléments nécessaires à la facturation

Activités connexes

• Toutes autres activités relevant du périmètre du service en particulier lorsque ces activités participent d’une mission transversale d’évolution ou d’amélioration des méthodes ou outils de travail
•  

Poste à pourvoir au 8 janvier 2024 sur le Campus de Bayonne

ACTIVITES PRINCIPALES

• Suivre et analyser les données bibliométriques des laboratoires (Bases de données Web of Science, HAL)
• Être le référent WOS et InCites pour l’établissement
• Produire les indicateurs bibliométriques de l’établissement (OST IPERU, ISITE, Carnot, HCERES…)
• Contribuer aux travaux d’actualisation et d’enrichissement de la base WOS/OST (enquêtes IPERU)
• Diffuser les bonnes pratiques en matière de signature des publications et en suivre l’impact

• Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi bibliométrique au niveau des 5 missions interdisciplinaires et des projets structurants (Hubs, chaires, ...)
• Assurer une veille professionnelle sur l’évolution de la communication scientifique et sur son champ d’activité
• Sensibiliser la communauté de la Recherche aux enjeux des indicateurs bibliométriques
• Assurer une veille sur les classements internationaux pour repérer ceux qui sont adaptés aux spécificités de l’UPPA
• Participer au suivi du développement de l’archive ouverte HAL, participer aux actions HRS4R dans le domaine de la science ouverte
• Identifier la proportion d’articles en open access et mesurer les dépenses d’APC de l’établissement analyser le type de revues dans lesquelles publient les chercheurs

Référence APEC:172041483W

Activités principales:

Gestion des documents administratifs

• Elaboration, transmission et collecte de devis, contrats ou conventions de formation en lien avec les employeurs, financeurs, stagiaires ou apprentis
• Préparation, suivi et enregistrement sur tous supports de l’émargement ou des autres éléments de participation aux formations des stagiaires, apprentis et enseignants
• Enregistrement de l’ensemble des documents relatifs au déroulement des formations professionnelles
• Classement et archivage des documents

Gestion des informations:

• Enregistrement et mise à jour des données relatives aux contrats, aux conventions de formation, aux stagiaires, apprentis, aux employeurs et aux financeurs dans les différents systèmes d’information ou outils bureautiques

Préparation à la facturation:

• Collecte, consolidation, calcul et formalisation des éléments nécessaires à la facturation

Activités connexes:

• Toutes autres activités relevant du périmètre du service en particulier lorsque ces activités participent d’une mission transversale d’évolution ou d’amélioration des méthodes ou outils de travail

Activités principales :

• Assurer le support et la prise en charge des demandes de réservation des sessions de télé-présence ;
• Assurer la qualité du fonctionnement des équipements audiovisuels et multimédia pour les lieux identifiés et l'assistance technique à leur exploitation, en lien avec le pôle Proximité de la DN et les agents des sites ;
• Programmer et piloter à distance les sessions de télé-présence (réunions, enseignement) ;
• Former les usagers (enseignants, personnels, tuteurs, …) à l’utilisation des équipements ;
• Prendre en charge la mise à jour des équipements ;
• Contrôler le bon fonctionnement des dispositifs et remonter les demandes d'évolution ;
• Effectuer les traitements de base des différents médias ;
• Gérer un parc de matériels audiovisuels et de dispositifs de visioconférence ;
• Suivre l'exploitation des systèmes, outils de production et/ou des applicatifs dédiés à la télé-présence ;
• Assister, former et accompagner les utilisateurs à la prise en main des outils audiovisuels et multimédia.
• Rédiger des comptes rendus d'intervention, des notices utilisateurs, des procédures.

MISSION

Sous la responsabilité de l'ingénieur responsable du service informatique (CTI), le technicien a la charge de mettre à jour, d’installer, de configurer et d’administrer des ressources centrales sous Linux hébergées sur des hyperviseurs sous Citrix.

Le périmètre comprend l’exploitation et l’évolution de l’infrastructure Web institutionnelle de la composante et des plateformes de supervision des équipements systèmes et réseaux de la composante, de visualisation des activités journalisées provenant des différents serveurs afin d’améliorer leur sécurité et leur évolution. En soutien du chef de service le technicien peut également participer à la mise à jour des certains serveurs généralistes (mail interne, listes de diffusion, etc).

Au-delà de ces missions principales, le technicien participe, en fonction de ses compétences en programmation, à l’exploitation et à l’amélioration des services offerts par l’infrastructure matérielle et logicielle exploitée par le service informatique (CTI) et assure au côté des agents du service une assistance aux utilisateurs et aux étudiants de la composante.

Placé(e) sous l’autorité directe de la directrice des enseignements et de la vie étudiante, la personne pilote trois secteurs d’activités (11 personnels): la gestion et la vie des cursus ; le pilotage des moyens affectés aux formations et le déploiement & l’accompagnement aux outils du SI formation. Il-elle :

▪ Construit et pilote les processus de gestion en matière de :

• Gestion des cursus (BUT, L-LP,M et titre ingénieur) et de l’offre de formation (de l’accréditation à la diplomation);
• Projection et suivi des charges prévisionnelles d’enseignement et du potentiel d’enseignement au titre notamment du dialogue de gestion interne, et dans un objectif de maîtrise des coûts des heures d’enseignement et d’évolution du potentiel enseignant ;
• Déploiement cohérent et optimal de solutions applicatives adaptées en lien avec la direction du numérique ;
• Définition du bon niveau d’accompagnement de tous les utilisateurs ;
• Administration fonctionnelle des outils issus du SI Formation (APOGEE et applications web ; ESUP Stage ; APOFLUX,…).

▪ S’assure de la sécurité juridique des actes de gestion du domaine d’activités en lien avec la DGS et DAJ et du traitement des recours et réclamations;

▪ Participe à la mise en oeuvre des projets en lien avec la transformation des formations (APC, nouvelles pédagogies,…) ;

▪ Assure un appui au pilotage de l’activité (indicateurs, tableaux de bord) ;

▪ ...

Référence APEC : 171995003W

Placé(e) sous l’autorité de la responsable du pilotage des outils de scolarité au sein de la directrice des enseignements et de la vie étudiante (22 personnels), la personne assure l’administration fonctionnelle des outils issus du SI scolarité : Apogée et ses applications Web, Girofle, Apoflux, P stage etc… au niveau de l’UPPA. Il-elle :

• Aide à garantir l’opérabilité du SI scolarité, notamment de l’outil APOGEE (applications web) et les applications de scolarité de Cocktail (Girofle, …)
• Aide à concevoir la modélisation des diplômes dans le SI en relation avec les responsables des formations et les responsables de scolarité
• Assure l’assistance nécessaire auprès des utilisateurs
• Accompagne les utilisateurs dans l'évolution ou la mise en place des nouveaux outils
• Facilite la mise en place d’évolutions de l'application existante
• Aide à l’animation du réseau d’utilisateurs des applications

La personne possède une expérience dans le domaines de la Formation et de son SI (Cocktail et AMUE);

Il-elle dispose de connaissances en matière d’accréditation des formations, de gestion des cursus ;

Il-elle a une bonne connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche (ESR).

Une ouverture d’esprit, le sens du dialogue, de bonnes capacités d’analyse et de travail ainsi qu’une grande faculté d’adaptation sont des qualités essentielles pour ce poste.

Adjoint/Adjointe gestionnaire de dépenses au service facturier à l'agence comptable

Activités principales :

Il s’agit avant de mettre en paiement de pratiquer un certain nombre de contrôles prédéfinis et de s’assurer des pièces justificatives, elles-mêmes identifiées par décret ; il faut s’assurer à propos de ces pièces justificatives de :

• Leur existence
• Leur complétude
• Leur régularité
• Leur cohérence
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion financière (utilisation des briques « GFC Missions » et « GFC Dépenses » du progiciel Cocktail).
• Répondre aux sollicitations des interlocuteurs internes (missionnaires, gestionnaires et collègues) et externes (fournisseurs) sur le paiement des états de frais et des factures
• Classer et archiver les demandes de paiement, les contrats et conventions de façon dématérialisée

ACTIVITES PRINCIPALES :

• Organiser les flux sortants de courriers internes (bâtiments des campus de Pau) et externes
  • Préparer le courrier, les courriers recommandés et les colis pour un départ de l’établissement : tri et affranchissement.
  • Préparer le courrier interne : tri
  • Transporter les documents vers leurs destinations internes ou externes
  • Livrer les courriers et colis à la Poste
  • Livrer les courriers internes dans les bâtiments du campus de Pau.

• Organiser la livraison des documents imprimés au centre de reprographie, sur le campus :
  • Relever les documents de reprographie en attente de livraison vers les bâtiments du campus de Pau
  • Transporter les documents
  • Livrer les documents selon la procédure (une attestation de livraison par bâtiment).

• Organiser les flux entrants de courriers
  • Relever le courrier à la Poste
  • Transporter le courrier vers le campus de Pau
  • Distribuer le courrier dans les boîtes prévues à cet effet ou livrer directement dans les bâtiments

• Appui aux missions de la Direction de la Logistique de l’établissement : traitement des déchets, mobilité des personnels, maintenance multi technique des bâtiments.

• Collecter quotidiennement les déchets ménagers sur le campus du site de Pau

Activités prinvipales :

• Procède à la préparation du titrage des recettes
• Réalise des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et ou comptable.
• Alimente les tableaux de suivi des contrats signés en recettes (contrats de recherche, convention de mise à dispositions, autres conventions)
• Effectue le suivi des conventions de recettes (échéancier)
• Contrôle la conformité, la qualité et l’exhaustivité des pièces justificatives des recettes qui lui sont transmises
• Conseille et accompagne les gestionnaires de l’établissement pour les opérations de recettes, transmet des informations pratiques sur les procédures (notamment pour une prise de poste)
• Participe aux opérations d'inventaire en matière de recettes (produits à recevoir, produits constatés d’avance,..), en relation avec l’agence comptable
• Alimente les bases de données relatives aux clients (AGRHUM)
• Consigne les procédures applicables à son domaine

Poste à pourvoir immédiatement à temps complet (6 mois)

Activités principales
- Réaliser une veille sur les appels à propositions de la CE (notamment Horizon Europe et Interreg) : publication, évolution, date de dépôt des dossiers, etc.
- Diffuser les informations pertinentes auprès des équipes de recherche et autres personnels impliqués dans le montage et la gestion des projets
- Animer des ateliers de sensibilisation / formation aux financements européens à destination des équipes de recherche et personnels supports ; diffuser les bonnes pratiques
- Aider les équipes de recherche à identifier les appels à projet qui correspondent à leurs besoins/propositions, aider à la recherche de partenaires
- Accompagner les équipes de recherche dans le montage de proposition en réponse aux appels de la CE : prise en charge des parties administratives, aide à la construction du budget, appui à la rédaction du dossier pour les parties non scientifiques, relecture des parties scientifiques, relation avec les éventuels partenaires du projet
- Valider le budget des propositions en amont du dépôt avec la responsable du pilotage et de la supervision administrative et financière des projets européens
- Analyser les rapports d’évaluation pour les projets non retenus et identifier des actions à mener pour un éventuel redépôt ou des pistes de financement alternatives
- Participer aux réseaux professionnels dédiés aux programmes européens (GTN notamment)
- Renseigner le système d’information pour assurer le suivi des indicateurs des projets européens

Référence Apec : 171820546W

APEC : 171588115W

Activités principales :

• Assister le responsable dans la préparation, le pilotage et le suivi de l’exécution des budgets, compte financier, production des tableaux budgétaires, enquêtes ;
• Préparer et participer aux échanges sur l’exécution budgétaire avec les collèges et services ;
• Planifier et contrôler les activités de son périmètre ;
• Participer au suivi, au contrôle et l’analyse budgétaire ;
• Suivre l’impact budgétaire de la masse salariale ;
• Gérer et programmer certaines opérations pluriannuelles (FTLV, UPPA-Tech, PPI, etc.) ;
• Contrôler la programmation des opérations pluriannuelles ;
• Appuyer le responsable pour garantir la fiabilité et l’actualisation des données dans le système d’information (GFC Admin GFC-opération et GFC-budget-GRH retour paye) ;
• Conseiller et accompagner les structures de recherche, de formation et les services généraux en matière de budget ; participer à l’animation du réseau des acteurs intervenant dans la préparation du budget ;
• Participer à l’évolution de l’organisation de la fonction financière, au niveau de la conception et de la mise en œuvre, dans le cadre des travaux engagés par l’établissement ;
• Participer à la formation des personnels de l’établissement ;
• Suivre et analyser l’évolution réglementaire en matière budgétaire et produire une documentation interne de référence ;
• ...

Chargé(e) d'animation et d'accompagnement à l'entrepreneuriat (Pau)

Référence Apec : 171580652W

Le ou la Chargé(e) d'animation et d'accompagnement à l'entrepreneuriat aura pour rôle principal d’informer les étudiants de tout niveau sur le parcours entrepreneuriat à l’Université de Pau et des Pays de l’Adour, de les accompagner dans leur démarche de création d’entreprise et d’animer le réseau entrepreneurial, principalement sur le Campus Palois. Il ou elle participera à l’animation de l’incubateur étudiant, L’Entre-Pau, basé sur la technopôle Hélioparc. Il ou elle sera intégré(e) à une équipe constituée d’un directeur de l’entrepreneuriat étudiant, d’une chargée d'animation et d'accompagnement à l'entrepreneuriat basée à Anglet et plus largement à la Direction du Partenariat de l’Innovation et de l’Entrepreneuriat (DPIE).

Activités principales

- Information:

- Accompagnement:

- Animation:

Référence APEC : 171299917W

Référence APEC : 171299424W

Chargé/ Chargée de projet Pôle Universitaire d’Innovation

La personne recrutée possède une maitrise technique doublée, d’une part, d’une expérience avérée dans les domaines du pilotage (opérationnel et stratégique), de la conduite du changement et du management, d’autre part d’une connaissance fine du secteur français de la valorisation et de l’innovation.

Un état d’esprit d’entrepreneur / une capacité à proposer de nouvelles idées et à initier de nouveaux projets sont indispensables.

Un excellent relationnel et une capacité à échanger avec des interlocuteurs variés et de haut niveau est primordial.

Une capacité à développer un réseau et à mettre ce réseau au service du PUI est essentiel. Il/Elle bénéficie de qualités d’initiative, d’écoute et de négociation.